Amélioration des processus / ERP / WMS

Amélioration des processus / ERP / WMS

Année : 2015-2017

Phase 1 : Accompagnement dans le déploiement des modules d’un ERP et l’amélioration des processus

Phase 2 : Accompagnement dans la mise en place des recommandations du rapport

Phase 3 : Accompagnement dans l’amélioration des fonctions logistiques

Contexte : Notre client est une entreprise familiale en pleine expansion et transformation. Établie depuis plus de 30 ans, l’entreprise a fait sa marque dans le milieu scolaire et le milieu associatif. Depuis quelques années, la direction concentre ses efforts dans le développement du secteur de la fabrication sous marques privées, un secteur à fort potentiel. Par contre, cette nouvelle direction amène des changements importants dans les processus d’affaires de l’entreprise.

Plus que jamais, les opérations de l’entreprise deviennent interreliées. Le personnel connaissait son rôle et ses responsabilités, mais ne semblait pas remarquer l’impact de ses tâches sur l’ensemble des processus critiques en amont et en aval. Aussi, l’implémentation « intensive » d’un nouveau système intégré de gestion au courant de l’année 2015 a permis à l’entreprise le déploiement de plusieurs modules. Cependant, il semblait y avoir un manque de communication entre les étapes, créant entre autres, certaines résistances internes au changement.

De même, pour répondre aux exigences du modèle de ventes sous marques privées, l’entreprise devait être en mesure de gérer le standard GS1-128 pour l’expédition de ses produits à certains de ses clients; or ce standard ne pouvait pas être utilisé dans tous les processus nécessitant des codes à barres. De plus, les exigences du marché de l’autofinancement et du commercial sont très différentes l’une de l’autre, occasionnant des écarts importants dans leurs processus.

Finalement, pour assurer l’implantation du module WMS et de gestion de lots, l’IILQ a obtenu un mandat d’accompagnement dans l’amélioration des fonctions logistiques.

Objectifs : Le premier mandat était d’accompagner l’entreprise dans le déploiement des modules de son ERP et dans l’amélioration de leurs processus d’affaires. L’IILQ devait cibler et cartographier les processus actuels, sujets de réorganisation et d’amélioration de la part du client, ainsi qu’analyser les exigences des cahiers de charges des clients, en termes des codes-barres et de traçabilité. Les normes de codification du système GS1-128 ont amené plusieurs contraintes et défis, notamment le manque de compatibilité avec l’ERP en place.

Lors du deuxième mandat, divisé en trois volets, l’IIQ a accompagné l’entreprise pour des interventions ciblées suite aux recommandations du rapport précédent. Le premier volet visait la stratégie de positionnement des localisations, grâce à une analyse de la gestion de l’entrepôt. Le deuxième volet s’attardait à l’analyse des processus ainsi que la documentation pour deux points critiques, soit la réception et l’expédition des marchandises. Le dernier volet était l’accompagnement pour la mise à niveau et la conformité des codes à barres utilisés par l’entreprise, afin de répondre aux codes à barres GS1-128.

Finalement, le troisième mandat consistait à assurer l’intégration des améliorations du système de gestion intégré ainsi qu’à l’implantation des modules de gestion d’entrepôt Fidelio, soit le WMS et la gestion des lots. L’intégration des lots devait se faire dès la réception des marchandises, pendant chacune des étapes de la production et pour la gestion des expéditions. Ceci pour intégrer un système de traçabilité tout en respectant les exigences et les processus de contrôle de la qualité.

Résultats : Un rapport de recommandations a été remis à la suite du premier mandat, afin d’aligner l’entreprise vers la réussite de l’implémentation de son progiciel de gestion. Les recommandations portaient sur l’analyse des codes produits et des numéros de lot, de la localisation des produits, de l’aménagement de l’entrepôt ainsi que des codes à barres selon les standards GS1. Divers documents ont aussi été fournis, tels que :

  • une synthèse des manuels des processus de 7 modules de l’ERP;
  • un tableau d’analyse par fonctionnalité, permettant de cibler les opportunités d’amélioration d’utilisation du système en ce qui concerne le paramétrage, la formation ou encore l’accompagnement de l’ERP;
  • une matrice synthèse non exhaustive des cahiers des charges de quelques clients du commercial.

Puis, l’IILQ a effectué la cartographie des processus actuels, à la suite de plusieurs rencontres avec les principaux acteurs concernés. Afin de noter les écarts par rapport aux processus d’affaire de l’entreprise, nous avons analysé les processus et les fonctionnalités des modules de l’ERP. De plus, suite à la requête du client, l’IILQ a assisté aux rencontres avec le fournisseur. Grâce à la cartographie et les différentes analyses réalisées, nous avons produit un rapport de recommandations sur les écarts et les améliorations à apporter aux processus actuels et/ou de l’ERP. Cela avait pour but créer de la valeur ajoutée à l’entreprise, en plus de se conformer aux cahiers des charges des différents clients en termes de codes-barres et de traçabilité. Des recommandations ont également été fournies en termes de gestion des opérations logistiques (zones, localisations, entreposage, etc.).